Une planification d’horaires modernisée qui gagne en efficacité

La création et la gestion d’horaires peuvent devenir laborieuses pour une institution qui compte plus de 600 programmes, 13 facultés et de multiples campus d’un bout à l’autre du Québec. Pour des besoins d’amélioration et d’une meilleure réponse de l’outil, le système existant a été remplacé par une nouvelle solution qui répond nettement mieux aux besoins et présente des fonctionnalités plus modernes. Cette mise à niveau applicative a contribué à l’amélioration du délai de création des horaires. La nouvelle interface, accessible sur le Web, permet également l’élimination des efforts liés à l’installation de l’outil sur des postes de travail. Quant à son expérience utilisateur, elle est enrichie grâce à son système plus convivial et plus efficace.

De l’espace de stockage pour soutenir la recherche

Le soutien à la recherche constitue un pilier de la mission de l’Université de Montréal. Avec plus de 465 unités de recherche et environ 2 300 membres de la communauté de recherche, la demande pour des solutions numériques de soutien à la recherche ne cesse de croître. C’est notamment le cas pour les espaces de stockage destinés aux projets de recherche actifs.

Le stockage des données et des documents de recherche est une étape essentielle dans un projet de recherche. Ces données, dont le volume et la confidentialité varient, doivent respecter les normes, les directives et les lois en vigueur en matière de protection de données. Bien que plusieurs solutions existent pour les données administratives, aucune offre précise n’était proposée à la communauté de recherche qui doit pourtant garantir la sécurité et la confidentialité propres aux données scientifiques.

Pour répondre à une partie de ces besoins, une nouvelle offre a été mise en place :

• Un stockage actif pour le dépôt et le partage des fichiers pour les projets en cours;
• Un espace de stockage spécialement conçu pour les données hautement confidentielles;
• Un espace de 100 Go alloué à chaque membre de la communauté de recherche avec une possibilité d’espace additionnelle;
• Une gestion autonome des accès par les chercheuses et les chercheurs ainsi que les membres de leurs équipes de recherche.

Une solution de collecte de données pour la recherche

La collecte de données est une étape fondamentale dans le cadre de tous les types de projets de recherche à caractère empirique. Les outils utilisés pour effectuer cette collecte ont un impact sur la qualité des recherches menées. L’UdeM a adopté LimeSurvey comme solution institutionnelle pour la création de sondages. Bien que l’outil soit déjà en place, son implantation initiale visait principalement le personnel administratif comme utilisateur principal. Cependant, une analyse préliminaire a révélé qu’une part importante des sondages réalisés avec LimeSurvey provient de la communauté de recherche de l’UdeM dans le cadre de projets de recherche.

À la lumière de cette constatation, il a été recommandé de revoir l’offre LimeSurvey ainsi que le soutien associé, en ciblant cette communauté comme utilisatrice principale de l’outil. Les TI ont également profité de cette initiative pour mettre à jour LimeSurvey vers sa version la plus récente, ce qui a permis de résoudre certains enjeux observés.

Une approche optimisée pour la gestion des salles de tous les campus de l’Université

Au sein de notre institution, la gestion des salles constitue un défi complexe, puisqu’elle englobe celles dédiées à l’enseignement, la recherche, l’administration ainsi qu’aux activités événementielles. Pour simplifier la gestion de salles, les TI ont travaillé sur un nouveau portail libre-service (LocUM). Cette initiative avait pour but d’améliorer le processus dans son ensemble; diminuer le délai de traitement grâce à une saisie plus précise des informations par l’utilisateur final et réduire le volume de traitement des demandes délivrées à la Direction des immeubles.

Une solution applicative intégrée qui facilite grandement la gestion d’une programmation événementielle d’envergure

La Faculté de musique de l’UdeM chapeaute l’organisation complète de quelque 600 événements annuels assurant la gestion de plus de 25 000 réservations de locaux et la traçabilité de plus de 8 000 pièces d’équipement et d’instruments de musique. Ces événements nécessitent de nombreuses tâches de planification, de suivi, de gestion de ressources humaines et de ressources matérielles, de gestion de lieux d’événements et de réservations en mode libre-service. Par conséquent, elle devait se doter d’une solution numérique qui lui permettrait de gérer de façon intégrée les espaces, les ressources humaines et matérielles et veiller à une logistique efficace de ses activités tout en permettant l’accès à la réservation en mode libre-service pour certaines ressources et différents locaux.

La solution applicative retenue pour répondre aux besoins de la Faculté est ASIMUT. Ce logiciel de gestion événementiel a permis à la Faculté d’améliorer l’efficience du personnel de soutien administratif et académique, augmenter ses capacités de production de données probantes qui concernent sa performance et de faciliter la planification des horaires des ressources humaines, des espaces et des équipements. Cette solution assure une plus grande autonomie dans la réservation d’espaces pour la communauté facultaire, améliore la qualité des services rendus, l’efficacité des processus et atténue le risque de perte de données.

Un programme de mentorat pour une expérience optimisée

Une autre initiative qui contribue à enrichir l’expérience de la communauté universitaire est le programme de mentorat offert par l’Université de Montréal. Géré par l’unité UdeM philanthropie et diplômés, ce programme encourage l’engagement auprès de la relève en offrant du soutien et de l’accompagnement, tout en contribuant au développement des compétences professionnelles et personnelles des nouveaux diplômés.

Les besoins adressés aux TI étaient de pouvoir offrir une solution dédiée et conçue pour les programmes de mentorat, d’optimiser les processus d’affaires, de garantir un suivi efficace des activités, des objectifs et des résultats et d’améliorer la qualité du programme en ajoutant de nouvelles fonctionnalités clés.

La solution MentorCity a été retenue pour répondre à tous ces besoins. Cette plateforme offre de nouveaux avantages pour le programme. Elle permet notamment l’implantation de l’authentification unique pour les utilisateurs admissibles et l’implantation d’un processus de mise à jour de données clair et efficace entre les systèmes de gestion de la philanthropie et du mentorat.

Parmi les grands bénéfices de ce logiciel, on retrouve près de 125 heures d’actions manuelles supprimées par programme de mentorat, l’amélioration de la qualité du service et la réduction d’autres tâches manuelles et des risques d’erreurs. Cette initiative s’inscrit dans un esprit d’amélioration continue du programme et contribue à fournir une meilleure expérience des utilisateurs.

La gestion des audits internes : une solution applicative qui s’aligne avec les normes internationales

L’Université de Montréal a procédé à l’acquisition d’un programme applicatif qui répond aux besoins importants exprimés et présente de nombreux avantages pour les utilisateurs internes, dont le personnel du Bureau d’audit interne (BAI) de l’UdeM, les clients et les collaborateurs internes ainsi que certains collaborateurs externes.

Dans un objectif de conformité, d’efficacité, de confiance, de gestion des risques et d’alignement avec les normes internationales d’audit interne, la solution commerciale qui a été proposée et mise en place par les TI permet plus particulièrement aux utilisateurs de :

• Gérer le plan annuel des mandats incluant une évaluation des risques et une matrice de priorisation;
• Gérer les mandats d’audit interne (incluant ceux de HEC Montréal), tant sur le plan de l’administration que pour les activités et le flux de travail, incluant des listes de vérification;
• Visualiser des tableaux de bord et gérer les indicateurs de performance, les vues d’ensemble, les graphiques et autres.

Cette nouvelle solution améliore l’efficacité du BAI, rehausse la traçabilité des actions et la démonstration de la conformité aux normes, tout en assurant un meilleur suivi des mandats, plans d’action et indicateurs. Elle permet également de réduire le temps de reddition et répond à la recommandation de l’évaluation externe de qualité visant la mise en place d’un outil d’audit.

Des améliorations de l’authentification UdeM

Au moment où les normes gouvernementales et les règles de sécurité s’intensifient, la question de la gestion des identités à l’UdeM demeurait complexe. Des besoins d’affaires ont été exprimés quant à la sécurisation des accès aux applications autorisées, l’authentification d’identités d’organisations de confiance, le soutien à la clientèle publique pour nos services publics et la maîtrise des services d’authentification. De nombreux principes de sécurité sont venus renfoncer le système de sécurisation des accès actuels pour assurer un plus haut niveau de protection, tout en garantissant la conformité aux normes et aux meilleures pratiques. Cette initiative a permis une rationalisation des systèmes d'authentification existants, une hausse des niveaux de sécurité et une simplification de l'administration.

Un réseau plus performant qui bénéficie à toute la communauté UdeM

Dans le cadre de notre engagement à assurer la performance de l’infrastructure numérique qui doit répondre aux besoins grandissants de la communauté universitaire, nous avons réalisé une amélioration importante de la couverture du réseau sans fil. Ce sont 650 antennes Wi-Fi vétustes qui ont été remplacées par de nouvelles pour garantir une connectivité plus fiable, sécuritaire et stable pour l’ensemble de la communauté UdeM. Cette amélioration a contribué directement à enrichir l’expérience universitaire tout en soutenant les activités de l’institution.

Dans le même esprit de modernisation, les TI ont actualisé le centre de données du campus Laval de l’UdeM en mettant en place la technologie réseau Cisco ACI (Application Centric infrastructure). Cette infrastructure présente plusieurs avantages, notamment en matière de flexibilité, de conception, de configuration, d’automatisation et de prise en charge d’environnements hybrides. L’adoption de la technologie Cisco ACI a permis de rendre les infrastructures du campus plus robustes. Cette modernisation a amélioré nettement la résilience du réseau grâce au passage d’un cœur de réseau unique sur un seul site à trois cœurs de réseaux hautement disponibles répartis sur trois centres de données et relié par des liens à 100 Gbps.

Un projet de modernisation du stockage en bloc : amorce d’une modernisation

L’environnement de stockage en bloc, principalement dédié à l’hébergement des serveurs virtuels et au stockage des bases de données, héberge les données des applications financières et académiques de l’Université.  Ces équipements avaient dépassé leur durée de vie utile et nécessitaient un remplacement rapide afin de maintenir les opérations normales de l’UdeM. Ce remplacement était la première initiative dans le cadre d’un programme de modernisation des infrastructures et il comportait le remplacement des disques mécaniques par une solution flash de haute performance, la stabilisation de l’environnement et la simplification des opérations. Ce projet de modernisation a permis d’augmenter la capacité, d’améliorer la performance et d’assurer une modernisation fonctionnelle.