Gouvernance de projets TI
Une gouvernance de projets a été mise en place aux TI pour encadrer les projets et veiller à leur conformité tout au long de leur cycle de vie. À l’UdeM, cette gouvernance s’appuie sur un cycle simple qui s’adapte à toutes les approches de gestion – en cascade, agile ou hybride — tout en respectant les exigences ministérielles.
Un cadre de gestion de projets TI structuré découle de cette gouvernance dont les bénéfices sont tangibles. Ce cadre favorise une identification rapide des risques, assure la conformité aux lois et aux normes, facilite la prise de décisions grâce à des informations structurées et comparables à chaque étape et simplifie l’intégration des solutions dans l’environnement existant.
Il assure aux parties prenantes une meilleure communication entourant les projets et leur livraison et guide les équipes tout au long de la transition et du changement afin que le passage vers la nouvelle solution se déroule sans problème.
Parties prenantes en gouvernance de projets TI
La gouvernance de projets à l’UdeM repose sur plusieurs instances jouant chacune un rôle précis. Elles assurent que les projets technologiques sont priorisés et gérés selon les objectifs de l’unité et qu’ils mènent aux résultats escomptés.
Instances de l’Université collaborant à la gouvernance de projets
Comité stratégique des TI (CSTI)
Ce comité a la responsabilité d’assigner les projets prioritaires ainsi que de statuer sur les grands projets technologiques qui sont inclus dans le plan triennal. Il approuve les projets, les finance et suit leur évolution.
Comité directeur des TI (CDTI)
Ce comité recommande quels projets devraient être inscrits dans le plan triennal. Il analyse les besoins, les impacts et la valeur des projets pour ensuite conseiller le CSTI. Il agit comme filtre stratégique.
Comité directeur pour les projets TI (CDTI-TI)
Le CDTI-TI a la responsabilité de rendre des décisions sur les projets technologiques plus petits ou plus ponctuels qui ne figurent pas dans le plan triennal. Il approuve, finance et assure le suivi des projets non stratégiques, mais essentiels au bon fonctionnement quotidien des opérations.
Comité directeur de Projet (CDP)
Ce comité supervise des projets précis, de leur lancement jusqu’à leur clôture. Il s’assure que les projets avancent comme il se doit, que les risques sont gérés et que chaque étape des projets demeure alignée avec les objectifs. Ce comité représente l’équipe de pilotage des projets.
Dirigeant de l'organisme public
Les responsabilités du dirigeant de l’organisme public, en l’occurrence le vice-recteur à l’administration et aux finances de l’Université de Montréal, sont d’autoriser officiellement la transition d’un projet qualifié vers les étapes de réalisation-planification et de réalisation-exécution, d’agir comme délégataire du Conseil de l’Université et de représenter l’Université auprès des instances ministérielles.
Services administratifs des TI
Les services administratifs des TI sont les responsables officiels des données financières des projets. L'équipe produit et fournit ainsi les données financières requises pour le suivi des projets et les redditions de comptes.
Instances relevant de ministères pour les projets qualifiés
Pour les projets qualifiés ainsi que pour certains projets technologiques jugés stratégiques ou sensibles, l’Université de Montréal est soumise à une gouvernance sous l’autorité du gouvernement du Québec. Ces projets sont supervisés par deux paliers décisionnels additionnels.
Le ministère de la Cybersécurité et du Numérique (MCN)
Le rôle de ce ministère est d’analyser et d’évaluer les dossiers d’opportunité et d’affaires (DO/DA) soumis par les universités et de recommander ces dossiers lorsque la qualité, les risques et les bénéfices sont jugés conformes. Les projets qualifiés concernées sont ceux dont le coût de projet se situe entre 5 millions et 20 millions de dollars canadiens.
Ministère de l’Enseignement supérieur (MES)
Le rôle de ce ministère est d’analyser et d’évaluer les dossiers d’opportunité et d’affaires (DO/DA) soumis par les universités et recommander ces dossiers lorsque la qualité, les risques et les bénéfices sont jugés conformes. Les projets qualifiés concernées sont ceux dont le coût de projet est inférieur à 5 millions de dollars canadiens.
Cadre légal de la LGGRI: la reddition obligatoire
À titre d’organisme public, l’Université de Montréal doit rendre des comptes au gouvernement pour démontrer comment elle utilise ses ressources, protège ses systèmes et gère ses projets dans le domaine des technologies de l’information.
Toutes les redditions de compte obligatoires sont préparées par différentes équipes des TI centrales et un responsable pour chaque reddition de compte est nommé au sein de ces équipes. Ces responsables s’assurent de communiquer en temps opportun avec les équipes des TI décentralisées pour obtenir les informations pertinentes et obligatoires.
Sommaire des informations obligatoires que l’Université de Montréal doit transmettre au gouvernement dans le cadre de redditions de comptes.
Redditions de comptes obligatoires | Fréquence | Date butoir |
Portrait de la main d’œuvre et du recours aux consultants | Annuelle | 15 janvier |
Inventaire des actifs informationnels et évaluation de leur état Recensement des systèmes, serveurs, applications et évaluation de leur état. | Tous les deux ans | 15 janvier |
Reddition de comptes publique Publication à l’intention du public quant aux faits saillants de la contribution des ressources informationnelles à la réalisation de la mission de l’organisation pour une année financière donnée. | Annuelle | 15 janvier |
Bilan de sécurité Validation des incidents, des améliorations et des protections en place. | Annuelle | 15 janvier |
Seuil minimal de sécurité Validation du respect des normes de base exigées | Annuelle | 15 janvier |
Suivi des bénéfices des projets qualifiés Suivi des bénéfices obtenus de certains projets majeurs (économies, gains de temps, amélioration des services). | Annuelle | 15 juin |
Portrait gouvernemental des initiatives en intelligence artificielle Inventaire des initiatives en intelligence artificielle afin d’assurer leur encadrement. | Annuelle | 15 juin |
Programmation des investissements et description de l’utilisation des sommes Soumission de la programmation de ses investissements numériques, expliquant où vont les sommes attribuées. | Annuelle | 15 septembre |
Dossier d’opportunités et dossier d’affaires Explication du type de livrable produit dans le cadre du projet. DO et DA exigés pour la reddition de compte. | DO: au terme de la phase d'avant-projet DA: au terme de la phase de réalisation-planification | En continu |
État de santé des projets Explication du type de livrable produit dans le cadre des projets exigée pour la reddition de compte. | 3 fois par année | En continu |
Suivi du niveau d’investissement en RI Indication du niveau réel d’investissement en ressources informatiques(RI). | 2 fois par année | Mars et décembre |
Mise à jour des initiatives porteuses en transformation numérique | Annuelle | Août |