Réalisations 2023-2024
Les Technologies de l’information : Partenaire essentiel de la transformation numérique de l’Université de Montréal
En tant que partenaire essentiel de l’UdeM, les Technologies de l’information (TI) ont au cœur de leur stratégie de transformation numérique d’offrir des solutions innovantes à la communauté universitaire, en inspirant les différents partenaires et en les incitant à adopter les nouvelles technologies porteuses de modernisation et d’efficacité.
L’année financière 2023-2024 a été une année pleine de réalisations et de projets stimulants, porteurs de changements pour l’ensemble de la communauté universitaire. Nous pouvons relever certaines de ces réalisations tant sur le plan de l’infrastructure, des solutions technologiques, de la cybersécurité, ou encore des stratégies développées. Voici quelques réalisations des différentes équipes TI de l’UdeM.
1. Solutions d'affaires institutionnelles
Les Technologies de l’information ont mis en place plusieurs solutions d’affaires qui ont permis d’optimiser la qualité des services, et d’améliorer l’expérience utilisateur. Voici des exemples de solutions d’affaires institutionnelles qui ont été réalisées :
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Programme institutionnel de modernisation de l’admission
Dans le cadre du chantier transformateur sur la Refonte de l’expérience candidat à l’admission, nos équipes TI ont travaillé sur trois importantes livraisons :
- La mise en ligne de la refonte complète du site Web de l’admission permet d’offrir une expérience de navigation agréable et une simplification du processus de dépôt des demandes d’admission Web pour les candidates et candidats. L’information est maintenant plus claire et plus facile d’accès. Ce changement de graphisme et de l’ergonomie Web du site d’admission était aussi une occasion d’optimiser le processus d’admission au complet, pour le rendre plus simple, plus efficace et offrir ainsi un gain tant au personnel impliqué dans l’admission qu’aux étudiantes et étudiants.
- Récupération des données du dossier étudiant pour les candidates et candidats ayant déjà un dossier dans le Centre étudiant. Inscription aux événements et abonnement à l’infolettre et au blogue. Déclaration d’études améliorée pour les lycéens français.
- Intégration des fiches programmes des baccalauréats par cumul avec appellation et les frais d’admission associés à ces programmes.
L’ensemble de ces différents changements a permis de moderniser et d’améliorer de manière significative l’expérience candidat à l’admission.
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Simulation virtuelle en médecine
Automatisation du processus de simulations virtuelles qui permet l’application des connaissances dans une situation simulée. Dans le cas précis de la Faculté de médecine, l’outil donne l’occasion aux étudiantes et étudiants de pratiquer les diagnostics à l’aide de patients simulés. Cette automatisation permet de réduire le temps de préparation et de gestion des simulations de quelques mois à quelques heures. De plus, cet outil offre une grande capacité de prise en charge en termes de nombre de participantes et participants à la même simulation.
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Outil d’auto-évaluation des compétences
Mise en place pour les facultés qui l’exigent d’un outil technologique adapté pour automatiser le processus d’autoévaluation des compétences.
Ce référentiel de compétences alimenté par les facultés permet aux étudiantes et étudiants d’autoévaluer leurs acquis et d’identifier les compétences à développer, tout en se comparant à leurs pairs. De plus, cet outil donne accès à de nombreuses ressources qui leur permettent de développer leurs compétences par l’autoformation.
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Évolution de StudiUM
Amélioration de l’expérience d’apprentissage dans un environnement numérique pour les étudiantes et étudiants par le rajout de ces nouveautés :
- La fonctionnalité Calepin leur permet de prendre des notes directement dans StudiUM.• La nouvelle version de Moodle améliore l’expérience étudiant grâce à une interface plus intuitive, plus ergonomique et plus sécuritaire.
- La mise à niveau du logiciel permet de soutenir les prochaines mises à jour de la plateforme et d’offrir le service en version mobile pour iOS (Mac) et Android.
- La mise à niveau de Portfolio : cette migration technologique maintient l’offre à la communauté étudiante de pouvoir construire et maintenir un Portfolio de leurs réalisations et travaux.
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Plateforme de gestion philanthropique universitaire
Afin de soutenir la grande campagne, l’Université s’est dotée d’un nouvel outil de gestion philanthropique moderne et performant pour remplacer celui utilisé auparavant qui était désuet.
Le réseau des diplômés et des donateurs de l’Université de Montréal possède maintenant une solution infonuagique qui figure parmi les meilleures dans le domaine (selon Gartner).
Ce projet porteur pour l’Université permet aux équipes d’avoir accès à une quantité plus importante d’information, ce qui permet d’améliorer leur efficacité en s’appuyant sur des technologies modernes.
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Demande de personnel pour les stagiaires postdoctoraux
Grâce aux livraisons des années précédentes du projet DRH numérique, toutes les demandes de personnel d’administration et de soutien se trouvent au même endroit en ligne.
La nouveauté de cette année est le déploiement du module « Carrière » pour les postdoctoraux et la mise en ligne du processus complet d’inscription et d’embauche des stagiaires postdoctoraux.
Cette initiative a permis d’améliorer l’expérience candidate et candidat tout en améliorant la gestion des stages et de pouvoir également y effectuer la demande de personnel pour les stages postdoctoraux.
2. Rehaussement des infrastructures
Évolution de nos infrastructures numériques pour soutenir la transformation de l’UdeM en offrant des infrastructures modernes, solides et sécuritaires.
- Modernisation des salles de classe
Processus d’analyse et de revues des salles de cours de manière régulière pour l’identification des opportunités de modernisation et leur planification. Ces projets d’actualisation visent à offrir une expérience d’apprentissage et d’enseignement en classe et à distance de qualité qui répond aux exigences du mode hybride. Plusieurs salles de classe modernisées sont en mode Webconférence, multimodal ou immersif.
- Collaboration avec la Direction des immeubles dans ses projets de réaménagement des espaces, dont celui de l’École d’optométrie où se trouvent des salles de classe et de consultation.
- Aménagement d’une salle de classe virtuelle qui s’inspire des travaux de David Malan et de son équipe. Cette salle contient trois écrans de télévision permettant l’affichage des membres de la classe en mosaïque ainsi qu’un fond vert devant lequel l’enseignante ou l’enseignant se place.
- Installation d’une salle de simulation pour le recours à la réalité virtuelle pour la Faculté des sciences infirmières. Celle-ci est composée de trois zones, qui reproduisent les espaces d’un appartement, et d’une régie d’observation dans lesquelles l’équipement audiovisuel installé permet la simulation et la visualisation.
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- Mise en place d’un parc de gestion d’appareils mobiles
Déploiement de l’application Intune pour la gestion des appareils mobiles de type tablette fonctionnant sous macOS et Android.
- Accompagnement et soutien pour la tenue d’événements
Le Groupe de production audiovisuelle et de couverture d’événements (GPCE) participe activement aux événements ayant lieu dans les campus de l’Université en offrant soutien et accompagnement. Lors de cette année financière, l’équipe a notamment offert ses services au 90e Congrès de l’Acfas d’une durée d’une semaine dont les activités se sont entre autres tenues dans différents pavillons de l’Université.
- Évolution de nos solutions de stockage et de sauvegardes
Évolution de nos solutions de stockage et rehaussement de nos solutions de sauvegarde pour renforcer la stabilité de l’infrastructure
La nouvelle solution de sauvegarde mise en place permet une meilleure efficacité lors des prises de sauvegardes tout en étant plus résiliant et redondant. Le nouveau système offre une résilience complète des données pour les serveurs de fichiers physiques, les environnements virtuels et un large éventail d’applications.
- Migration du serveur Windows 2012 à Windows 2022
Afin d’assurer que nos environnements serveur soient à jour et puissent recevoir les rustines (patch) applicatives et de sécurité, une migration des serveurs Windows 2012 vers Windows 2022 a été effectuée. Celle-ci permet de bénéficier des nouvelles fonctionnalités disponibles.
- Pérennisation du réseau
Dans le cadre du plan de pérennité du réseau, de l’équipement a été changé :
- Des contrôleurs Wi-Fi et 5650 antennes désuètes ont été remplacés afin de permettre une meilleure robustesse du réseau tout en rendant disponibles de nouvelles fonctionnalités.
- Environ 50 commutateurs ont été remplacés pour des plus puissants qui assurent une meilleure efficacité énergétique ainsi qu’une meilleure stabilité de notre réseau.
3. Rehaussement de la cybersécurité
Investissement pour rehausser la cybersécurité en travaillant sur les volets suivants :
- Rehaussement de la télésurveillance.
- Mise à jour de la politique de sécurité de l’information.
- Renforcement de la détection des vulnérabilités et de l’application des correctifs.
- Renforcement de la détection et la prévention des cybermenaces.
- Campagnes de sensibilisation à la cybersécurité et simulation d’hameçonnage.
- Renforcement de la gestion des accès.
- Conformité aux standards de sécurité requis pour accepter les paiements par cartes de crédit.
4. Développement de stratégies numériques
- Gouvernance des données
L’équipe de Gouvernance des données, en collaboration avec plusieurs partenaires internes, a élaboré une stratégie de littératie des données de l’Université de Montréal qui vise à accompagner la communauté universitaire dans l’utilisation des données pour l’analyse. Elle poursuit trois objectifs spécifiques : (1) habiliter les membres de la communauté universitaire dans leur utilisation de données pour l’analyse ; (2) viser la conformité de nos usages d’utilisation des données avec le cadre réglementaire et (3) amener à l’adhésion à de hauts standards internes de qualité des données et de visualisation des données.
Les lignes directrices sur l’anonymisation et la dépersonnalisation sont une autre réalisation à souligner. Celles-ci permettent au personnel de l’Université d’exploiter les données dans le respect des droits des personnes concernées (nos collègues, nos étudiants et étudiantes).
- Veille et support en intelligence artificielle
Les TI s’impliquent de façon proactive, en apportant support aux :
- Projets d’affaires utilisant des modèles existants (analyse de documents, agent conversationnel).
- Instances de conformité dans l’établissement d’une directive pour les IA génératives.
- Projets d’affaires futurs qui établiront leurs propres modèles pour le support à nos missions (par exemple : aide à la réussite, support à l’admission, enseignement).
- Conception créative
Des activités de conception créative ou Design Thinking réalisées avec certaines unités académiques ont permis d’élaborer de manière collaborative les requis pour l’amélioration de certains processus et outils critiques à ces unités.
Rappelons que le Design Thinking est une méthode d’innovation centrée sur l’utilisateur qui laisse place à l’expression de besoins en mode de cocréation et de prototypage. Ces activités qui ont connu un franc succès déboucheront sur des initiatives TI qui verront le jour à compter de l’année 2024-2025.
