La division des Services techniques des Technologies de l'information est mandatée pour disposer des équipements informatiques désuets ou excédentaires.
Elle doit prendre les mesures pour récupérer les équipements déclarés désuets ou excédentaires, en reformater les disques durs pour les libérer de toutes licences de logiciels autre que le système d'exploitation minimal ou, si la licence est toujours disponible, la version du système d'exploitation originalement installée sur la machine.
De plus, la division des Services techniques des Technologies de l'information, au fur et à mesure que les équipements désuets sont remplacés, les retire automatiquement de l'unité pour en disposer conformément aux modalités de disposition des équipements qui suivent.
Les unités ont la responsabilité de ne garder que les appareils qui sont vraiment fonctionnels et nécessaires à leurs activités. Elles doivent donc se départir des appareils excédentaires, défectueux et désuets, en communiquant avec les Services techniques des Technologies de l'information, à l'adresse gestequipement@dgtic.umontreal.ca. Les équipements excédentaires sont ceux que les unités gardent au cas où, etc. Les équipements défectueux sont ceux qui sont affectés d'un problème majeur qui les empêche de fonctionner normalement. Les équipements désuets sont ceux qui sont déclarés tels par les Technologies de l'information (obsolescence technologique).
L'unité doit, le cas échéant, s'assurer que les données et informations sont effacées du disque dur de chaque appareil et, si nécessaire, conservées de manière appropriée.
Le fait, pour une unité, de disposer d'un équipement informatique n'emporte pas l'obligation corrélative de l'Université de remplacer cet équipement. Tout remplacement est soumis aux règles relatives à l'acquisition d'équipements.
Les Technologies de l'information doivent appliquer à tous les appareils informatiques excédentaires, défectueux ou désuets, qui sont la propriété de l'Université, l'une des modalités de disposition des équipements suivantes sans que l'une ne soit plus prioritaire que l'autre :
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