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Équipement

À propos

Directive concernant l'acquisition, le soutien, l'entretien, la propriété et la disposition des équipements informatiques et audiovisuels

 

Préambule
1.  Acquisition et affectation des équipements informatiques et audiovisuels
2.  Soutien et entretien
2.1  Équipements informatiques
2.1.1  Postes de travail informatiques du personnel
2.1.2  Postes des laboratoires informatiques d'enseignement
2.2  Équipements audiovisuels
3.  Inventaire des équipements
4.  Propriété des équipements informatiques et audiovisuels
5.  Disposition des équipements

Préambule

La gestion du parc informatique et audiovisuel d'une grande université doit s'aligner désormais sur les grands standards professionnels appliqués dans les entreprises, en particulier sur le concept de Coût total de propriété, développé par la reconnue firme de consultation en informatique, Gartner. Cela est d'autant plus important que les budgets d'investissement en informatique et audiovisuel alloués par le ministère de l'Éducation ne suffisent plus à assurer le développement harmonieux de ce parc et sa nécessaire mise à jour. Il devient donc impérieux de se donner, comme institution, les meilleurs moyens de planifier et gérer ce parc dans tous ses aspects. Cela commence par la planification de l'acquisition et de l'affectation des équipements, leur soutien et entretien, un inventaire rigoureux, une déclaration de propriété et des modalités de disposition au terme de leur vie utile. La présente directive couvre donc tous les aspects de la vie du parc informatique et audiovisuel destiné à l'enseignement et à l'administration. Elle ne vise pas les équipements acquis sur des fonds spéciaux (subventions et contrats de recherche) sauf en ce qui a trait aux articles 3, 4 et 5 traitant de la propriété des équipements, de leur inventaire et de la disposition de ceux-ci. En ce qui concerne l'acquisition d'équipements, informatiques ou audiovisuels, les chercheurs sont fortement encouragés à suivre les normes d'équipements institutionnels pour les appareils de base, pour faciliter leur soutien, leur prise en charge sur le réseau informatique de l'institution, et jouir des logiciels sous licence de la logithèque institutionnelle.

Enfin, cette directive suppose, dans l'institution, des changements de pratique et un nouveau partage de responsabilités. Elle ne saurait donc prendre effet sans la collaboration attentive de toutes les unités administratives de l'Université, autant académiques que non académiques, et de leur personnel. Enfin, la présente directive abroge celle sur la disposition des équipements informatiques émise par le vice-rectorat à l'administration en 1996.

1. Acquisition et affectation des équipements informatiques et audiovisuels

Les Technologies de l'information sont responsables de la gestion de tous les budgets d'investissements informatique de l'institution pour répondre aux besoins de l'enseignement et de l'administration [1]. Elle est responsable également des budgets d'investissements pour les équipements audiovisuels, particulièrement dans les Points de services techniques, les salles SEM et les laboratoires informatiques d'enseignement[2].

À cette fin, les Technologies de l'information établissent les normes des équipements institutionnels (choix des technologies, marques, modèles et configurations des appareils) en tenant compte des besoins de l'enseignement[3] et de l'administration[4]. Elle effectue annuellement une cueillette des besoins auprès des facultés et services[5], les analyse et y donne suite selon les priorités établies et les fonds disponibles. Pour l'établissement des priorités institutionnelles, les Technologies de l'information se font assister d'un Comité consultatif.

De plus, les Technologies de l'information planifient à long terme l'acquisition des équipements, en détermine le cycle de remplacement et avise la direction de l'Université du niveau des investissements requis pour répondre aux besoins de l'institution.

À partir des recommandations dudit Comité consultatif, les Technologies de l'information procèdent à l'affectation des équipements dans les unités selon les priorités et les fonds mis à sa disposition. Dans le respect des politiques d'approvisionnements en vigueur dans l'institution, les Technologies de l'information sont responsables des acquisitions selon les normes institutionnelles d'équipements. L'acquisition comprend les étapes d'émission des demandes d'approvisionnement à l'intention de la Division des approvisionnements de la Direction des finances, ainsi que l'élaboration de cahier de charges pour des appels de propositions aux fournisseurs. Dans ce dernier cas, les Technologies de l'information préparent le devis technique de l'appel, et la Division approvisionnements complète le devis administratif, procède à l'affichage ainsi qu'au suivi de l'appel. Les Technologies de l'information forment alors un Comité de sélection dont fait automatiquement partie la direction de la Division approvisionnements.

Les équipements sont, sauf avis contraire, livrés directement sans les locaux des Technologies de l'information. Ce sont les Technologies de l'information qui procèdent alors à la prise de l'inventaire et à leur installation s'il s'agit de postes de travail informatiques de l'ensemble du personnel de l'Université, de laboratoires informatiques d'enseignement placés sous sa juridiction, d'équipements audiovisuels des salles SEM et des Points de service techniques. Les équipements informatiques des laboratoires informatiques d'enseignement placés sous la juridiction des unités académiques, bien que le processus de leur acquisition passe par les Technologies de l'information, doivent être installés par les préposés de ces laboratoires employés par les unités, à moins d'ententes particulières avec les Technologies de l'information.

Les Technologies de l'information n'assument pas la responsabilité de l'installation des équipements acquis par des unités, des professeurs ou des chercheurs sur des fonds spéciaux, particulièrement les subventions de recherche ou les contrats, ou de ceux acquis par les unités qui ont un mandat d'autofinancement, à moins que lesdites unités ou personnes aient pris entente avec les Technologies de l'information pour obtenir ces services; ces services peuvent être facturables. Les Technologies de l'information offrent des services conseils pour l'acquisition des équipements, et elles recommandent fortement aux acquéreurs de se conformer aux normes institutionnelles, à défaut de quoi  le soutien approprié des Technologies de l'information ne pourra pas être garanti. De plus, en étroite coordination avec les Technologies de l'information, la Division approvisionnements veille au respect des normes d'équipements établies pour tous les achats sur les fonds courants et immobilisations.

2. Soutien et entretien

2.1 Équipements informatiques

2.1.1 Postes de travail informatiques du personnel

Responsabilité des Technologies de l'information

En règle générale, les Technologies de l'information sont responsables du soutien informatique des postes de travail des membres du personnel de l'Université, sauf dans les unités qui, suite à une entente particulière et exceptionnelle, assument le soutien seules ou en partage avec les Technologies de l'information ou sauf dans le cas des unités qui s'autofinancent qui n'auraient pas pris une entente avec les Technologies de l'information au sujet de ce soutien.

Les appels de service pour un appareil défectueux doivent être placés au Centre de services par téléphone au 514 343-7288 ou faire une demande d'aide en ligne sur le site des Technologies de l'information. Un technicien effectuera le diagnostic et référera le cas automatiquement au centre de réparation s'il s'agit d'un problème matériel couvert par la garantie sur un ordinateur normalisé acquis chez le fournisseur agréé. En autre cas, l'utilisateur devra contacter le centre de réparation du fournisseur auprès duquel il en a fait l'acquisition. Si nécessaire et, selon les disponibilités, un appareil de remplacement pourra être temporairement prêté à l'utilisateur jusqu'au retour de l'appareil réparé.

Responsabilité des unités

Tous frais inhérents aux services requis pour un appareil défectueux, qu'il soit sous garantie ou non, par exemple, le diagnostic matériel, le transport, les réparations non couvertes par les garanties, la reconstruction de l'image disque et le transfert de données, s'il y a lieu, etc. sont imputables directement à l'unité par le fournisseur de services. L'unité doit les acquitter à même son budget de fonctionnement. L'unité peut également utiliser, lorsque disponible, l'accès direct à un module d'appel de service du fournisseur.

Les unités peuvent par ailleurs obtenir des conseils sur l'entretien desdits équipements auprès des Technologies de l'information.

Les unités doivent assumer toutes dépenses d'exploitation des appareils informatiques qui sont alloués à leur personnel à même leur budget de fonctionnement, tel l'entretien, les fournitures, accessoires et les périphériques, les logiciels qui ne sont pas offerts via la logithèque, etc.

2.1.2 Postes des laboratoires informatiques d'enseignement

Responsabilité des Technologies de l'information

Le centre de services des Technologies de l'information assurera le lien avec le fournisseur pour le respect de la garantie des appareils des laboratoires d'enseignement acquis par les Technologies de l'information qui ne sont pas sous la juridiction d'un responsable de laboratoire facultaire ou départemental. Compte tenu de la spécificité des postes de travail dans les laboratoires d'enseignement, les Technologies de l'information ne pourront assurer le remplacement temporaire d'un poste défectueux.

Responsabilité des unités

Les laboratoires informatiques d'enseignement placés sous la juridiction des unités académiques relèvent de leur responsabilité quant au développement, à l'installation et à la gestion des images disques sur les postes de travail, à l'entretien et au soutien à leurs utilisateurs. Ils peuvent obtenir pour ce faire les conseils des Technologies de l'information.

Il appartient aux préposés de ces laboratoires de faire le diagnostic des appareils qu'il soit ou non encore sous garantie de placer l'appel de service auprès du centre de services du fournisseur et d'en assurer le suivi.

Tous frais inhérents aux services requis pour un appareil défectueux, qu'il soit sous garantie ou non, par exemple, le diagnostic matériel, le transport, les réparations non couvertes par les garanties, la reconstruction de l'image disque et le transfert de données, s'il y a lieu, etc. sont imputables à l'unité à même son budget de fonctionnement.

Les unités doivent assumer toutes dépenses d'exploitation des appareils informatiques qui sont alloués aux laboratoires d'enseignement à même leur budget de fonctionnement, tel l'entretien, les fournitures, les accessoires les périphériques, et les logiciels qui ne sont pas offerts via la logithèque, etc.

 

2.2 Équipements audiovisuels

Responsabilité des Technologies de l'information

Les Services techniques des Technologies de l'information sont responsables de l'entretien des équipements audiovisuels institutionnels destinés au prêt dans les Points de services techniques (PST) ou placés dans les espaces communs comme les salles de cours institutionnelles, les salles SEM, les Carrefours des TIC, etc.

Responsabilité des unités

Les unités sont responsables de l'entretien des équipements audiovisuels placés sous leur juridiction. Tous frais inhérents aux services requis pour un appareil défectueux, qu'il soit sous garantie ou non, par exemple, les frais d'appel de service au fournisseur, le diagnostic matériel, les réparations non couvertes par les garanties, le transport, etc. sont imputables à l'unité à même son budget de fonctionnement. Les unités doivent obtenir, advenant des frais, un numéro de bon de commande de la Division approvisionnements et communiquer directement avec le fournisseur pour l'entretien. Les unités doivent assumer toutes dépenses d'exploitation des appareils audiovisuels qui leur sont alloués, à même leur budget de fonctionnement, tel l'entretien et la réparation, les pièces de rechange y compris les lampes, les frais de transport, les achats de fournitures, accessoires et petits équipements, etc.

3. Inventaire des équipements

Responsabilité des Technologies de l'information

La division Services techniques des Technologies de l'information est responsable du maintien de l'inventaire général du parc des équipements informatiques et audiovisuels institutionnels qui servent à l'enseignement et à l'administration, et de l'étiquetage des appareils, peu importe le fonds sur lequel ils ont été acquis. Le but visé est d'inventorier chacun des postes utilisés par le personnel de l'Université payé sur des fonds courants. Cet inventaire sert également à la division des services techniques lors des demandes de soutien informatique.

Elle est responsable également de la gestion des garanties pour les appareils acquis par les Technologies de l'information après le 31 mai 2001 et de la récupération des appareils jugés désuets ou excédentaires. Les Services techniques voient à rendre l'information disponible aux gestionnaires des unités et des Technologies de l'information par l'entremise d'un système d'information qu'elle partage avec l'Aide aux utilisateurs des Technologies de l'information ou par tout autre moyen qu'elle juge pertinent.

Responsabilité des unités

Les unités sont responsables de l'attribution à leur personnel des équipements alloués par les Technologies de l'information sous réserve des normes, directives et politiques institutionnelles en cette matière. Cependant, les unités ont la responsabilité de déclarer aux Services techniques des Technologies de l'information le modèle et le numéro de série de l'appareil et le nom de la personne de même que son lieu de travail, à qui il a été initialement attribué. Tout changement à cette attribution doit être obligatoirement et immédiatement signalé aux Services techniques des Technologies de l'information. Chaque fois qu'un membre du personnel quitte son poste et n'est pas remplacé (congédiement, retraite, démission, fermeture de poste, etc.), l'unité doit prévenir les Technologies de l'information de la date de départ pour que le poste soit récupéré et réattribué en priorité, s'il y a lieu, à un autre membre du personnel de l'unité concernée ou éventuellement d'une autre unité. Lors de la prise d'inventaire et de l'étiquetage des postes par les Technologies de l'information, les unités doivent donner accès aux locaux et aux ordinateurs du personnel non académique de même qu'aux labos informatique d'enseignement sous leur juridiction.

Les unités sont responsables des équipements informatiques et audiovisuels acquis sur des fonds de recherche (subventions et contrats). Elles doivent s'assurer que les équipements servent bien aux fins auxquelles ils ont été acquis et, compte tenu qu'ils sont la propriété de l'Université, sauf dans les cas précisés par les ententes particulières avec les bailleurs de fonds, ils sont tenus d'en disposer au terme de leur vie utile, selon les règles de la présente politique.

4. Propriété des équipements informatiques et audiovisuels

Tout équipement informatique ou audiovisuel et tout logiciel acquis à même les fonds courants, les fonds d'immobilisation ou acquis par le biais de dons ou les fonds spéciaux, sous réserve, dans ce dernier cas, de règles contraires prévues expressément par le bailleur de fonds ayant pourvu au financement de l'acquisition, est la propriété de l'Université de Montréal.

Les équipements informatiques et audiovisuels qui sont la propriété de l'Université ne peuvent être vendus ou autrement cédés à un tiers, sauf par la direction mandatée pour le faire, soit les Technologies de l'information, chargées de la gestion du parc d'équipements informatiques et audiovisuels et de la disposition des équipements désuets.

5. Disposition des équipements

5.1 Responsabilité des Technologies de l'information

La division des Services techniques des Technologies de l'information est mandatée pour disposer des équipements informatiques et audiovisuels désuets ou excédentaires.

Elle doit prendre les mesures pour récupérer les équipements déclarés désuets ou excédentaires, en reformater les disques durs pour les libérer de toutes licences de logiciels autre que le système d'exploitation minimal ou, si la licence est toujours disponible, la version du système d'exploitation originalement installée sur la machine.

De plus, la division des Services techniques des Technologies de l'information, au fur et à mesure que les équipements désuets sont remplacés, les retire automatiquement de l'unité pour en disposer conformément aux modalités de disposition des équipements qui suivent.

5.2 Responsabilité des unités

Les unités ont la responsabilité de ne garder que les appareils qui sont vraiment fonctionnels et nécessaires à leurs activités. Elles doivent donc se départir des appareils excédentaires, défectueux et désuets, en communiquant avec les Services techniques des Technologies de l'information, au poste téléphonique 3550. Les équipements excédentaires sont ceux que les unités gardent au cas où, etc. Les équipements défectueux sont ceux qui sont affectés d'un  problème majeur qui les empêche de fonctionner normalement. Les équipements désuets sont ceux qui sont déclarés tels par les Technologies de l'information.

L'unité doit, le cas échéant, s'assurer que les données et informations sont effacées du disque dur de chaque appareil et, si nécessaire, conservées de manière appropriée.

Le fait, pour une unité, de disposer d'un équipement informatique ou audiovisuel n'emporte pas l'obligation corrélative de l'Université de remplacer cet équipement. Tout remplacement est soumis aux règles relatives à l'acquisition d'équipements.

5.3 Modalités de disposition des équipements informatiques et audiovisuels

Les Technologies de l'information doivent appliquer à tous les appareils informatiques ou audiovisuels excédentaires, défectueux ou désuets, qui sont la propriété de l'Université, l'une des modalités de disposition des équipements suivantes sans que l'une ne soit plus prioritaire que l'autre :

  • réaffecter à des unités les équipements informatiques ou audiovisuels dont elle juge qu'ils peuvent encore servir ou en faire don à des organismes sans but lucratif pour une somme minimale. Le don alors conclu est fait, dans le cas des ordinateurs, sans logiciel autre que le système d'exploitation minimal nécessaire pour démarrer l'appareil (ou celui qui accompagnait l'appareil au moment de l'achat) et sans garantie conventionnelle. L'acquéreur doit renoncer à invoquer toute garantie légale qui découlerait de l'entente. Ces dons ne doivent entraîner pour les Technologies de l'information aucune dépense particulière ni recours important à du personnel;
     
  • vendre en lots au meilleur prix à des sociétés qui rachètent des équipements informatiques ou audiovisuels, en sanctionnant cette vente par un document. La vente alors conclue est faite, dans le cas des ordinateurs, sans logiciel autre que le système d'exploitation minimal nécessaire pour démarrer l'appareil (ou celui qui accompagnait l'appareil au moment de l'achat), et sans garantie conventionnelle. L'acquéreur doit renoncer à invoquer toute garantie légale qui découlerait de l'entente. Le produit de ces ventes est alors réaffecté à l'achat de nouveaux équipements;
     
  • organiser de temps à autre, si elle le juge à propos, une vente aux enchères de ces équipements, destinée à la communauté universitaire. Chaque vente doit alors être faite au meilleur prix, sanctionnée par un document. La vente alors conclue est faite, dans le cas des ordinateurs, sans logiciel autre que le système d'exploitation minimal nécessaire pour démarrer l'appareil (ou celui qui accompagnait l'appareil au moment de l'achat), et sans garantie conventionnelle ni soutien subséquent. L'acquéreur doit renoncer à invoquer toute garantie légale qui découlerait de l'entente. Le produit de ces ventes est alors réaffecté à l'achat de nouveaux équipements.
 

[1] Les logiciels spécialisés propres à une discipline, qui servent à l'enseignement dans le cadre d'un laboratoire informatique d'enseignement institutionnel ou facultaire, sont acquis sur le budget MAO campus géré par les Technologies de l'information. Lorsque l'expertise sur ces logiciels n'existe pas aux Technologies de l'information, un virement de fonds est fait à l'unité qui procède alors à leur acquisition et en assure la gestion. Dans le cas des  licences institutionnelles qui se trouvent sur la logithèque des Technologies de l'information, c'est cette dernière qui en assure l'acquisition et la gestion. Les unités peuvent aussi acquérir des logiciels de moins de 2000 $ sur leur budget de fonctionnement (voir Guide administratif de la Direction des finances, section 30.2.19).

[2] On entend par laboratoire informatique d'enseignement un lieu où l'on trouve une concentration importante d'ordinateurs (10 postes de travail et plus) servant principalement à des activités d'enseignement et, dans les périodes libres, à des activités d'apprentissage par les étudiants. Ces laboratoires sont gérés par les Technologies de l'information ou par les facultés ou départements. Des laboratoires plus petits (moins de 10 appareils) destinés par exemple, aux étudiants gradués, peuvent être reconnus par les Technologies de l'information comme laboratoires soutenus par le MAO Campus sur présentation d'un dossier pertinent, sous réserve des fonds disponibles.

[3] Les équipements à base d'informatique qui servent essentiellement dans un laboratoire d'enseignement scientifique (labo de chimie, de biologie, de physique par exemple) sont considérés comme de l'équipement scientifique surtout si l'ordinateur vient avec un système de saisie ou d'acquisition de données clef en main; il en va de même pour tout périphérique de saisie utilisé dans ce type de labos. En conséquence, ces équipements doivent être acquis par les unités à même le MAO équipement scientifique. En cas de doute, se référer aux Technologies de l'information. Ces équipements sont néanmoins soumis aux règles de disposition des équipements de la présente directive.

[4] Notez que le PC sous Windows est la norme institutionnelle pour tous les ordinateurs utilisés par le personnel non enseignant dans le cadre des applications administratives et de bureautique. Seul le vice-recteur adjoint à la planification (TIC) peut autoriser de déroger, à titre exceptionnel, à cette norme.

[5] Les facultés sont responsables de la cueillette des besoins dans leurs départements et de l'établissement de priorités. Il en va de même dans les services qui sont responsables de la cueillette des besoins auprès de  leurs divisions et de l'établissement de priorités. Cette cueillette annuelle de besoins sert à identifier de nouvelles activités (nouveaux programmes, etc.), la création de nouveaux postes et des activités non reliées directement à l'administration ou à l'enseignement (centre de documentation, mise à niveau de laboratoire départemental de photo, mise à niveau de serveurs, mise à jour de logiciels spécialisés, etc.).

 

Dernière mise à jour 7 Septembre, 2017

 

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